【テレワークでの気づき】ムダな仕事を減らせば生産性はもっとあがるはず

こんにちは。

緊急事態宣言から３週間が経ち、強制的にはじまったテレワーク生活にもずいぶん慣れてきました。ちゃんと準備をする間もなく、とりあえずやってみながら考える状態でしたが、ようやく自分なりのスタイルができあがりつつある気がしています。

この期間中、これまでは当たり前だと思ってやっていた仕事のなかに、多くのムダがあることに気づきました。そのムダを無くしていけたら、もっと生産性が上がるんじゃないかなと感じています。

テレワークで気づいたムダな仕事について、整理してみたいと思います。

ムダな仕事その１　毎日会社にいって働くこと

まず最初にあげるのは、やはり会社にいくことのムダです。

朝起きたら仕度して、会社にいって仕事して、終わったら片付けて帰宅する。そんな日常に疑問をもったことなどありませんでした。

しかし、一度テレワークを経験してみると、通勤や社内での移動時間など「移動している時間のムダ」が大きかったことに気づきました。

「通勤がなくなると運動不足になるしリフレッシュもできない」という意見もあります。それもそうですが、体を動かすなら別の方法でもよいのではないかと思います。

また、会社にいると急に話しかけられたり、周囲の会話や人の動きが気になったりで集中力を妨げられることがあります。これも静かな環境で仕事をしてみることでよく分りました。

ただし、静かな方がよいかどうかは人によりけりで、「だれとも話せなくてストレスがたまる。自分は在宅勤務に向いてないことがわかった」という同僚もいます。

ひとによって最適な環境は異なるということであり、「周りに人がいない方が集中力が大きくあがる人もいる」という気づきは重要だと思います。

そう考えてみると、周りが見渡せるレイアウトでフリーアドレスにする、という流行りのオフィスレイアウトにも弊害はあるなと感じます。

会社でしかできない業務をするため、今でもまれに出勤することがあるのですが、閑散とした事務所をみて「こんな広いオフィスもたくさんのデスクや椅子も、もう要らなくなるかもな」としみじみ思いました。

ムダな仕事その２　集まって会議すること

テレワークが始まる前から、大人数での会議を自粛するよう社内通達が出たことをうけて会議の数が激減していました。

それでも仕事に支障があると感じることはあまりなく、これまでいかにムダ会議が多かったのか気づきました。

会議のために空いている部屋を探して予約したり、参加者の日程調整をするだけでもかなりの時間をとられるんですよね。

「みなの日程があうのはこの日時だけど、全員入れる会議室空いてないな～」というように、会議の調整するのはストレスでしかありませんでした。

テレワークを始めてからは、その少なくなった会議もオンラインでやることになりました。

通信環境によって会話が途切れたり、PCの画面共有ができなかったりと一部で不具合はありますが、意思疎通はとれるので会議の目的は達成できています。

逆に、少し不便だからこそ短い時間で終わらせることができるよう、「事前準備をしっかりする」、「会議の目的を明確にする」、「参加者を絞り込む」など工夫することで、会議の生産性も上がる気がしています。

これで通信環境さえ改善できれば、対面での会議なんてほとんど必要ないのではと感じています。

ムダな仕事その３　ハンコを押すこと

日本人ってハンコ押すの好きですよね。

請求書や納品書、報告書、申請書、依頼書など社外とのやり取りに使う書類はもちろんこと、記録書や掲示物など社内で使うものまで、実に多くの書類に押印欄があります。

管理職になったらハンコを押す機会が増えるので、たかが押印といえども費やしている時間はもったいないと感じます。

このテレワーク期間中にも、どうしてもハンコを押すために出社せざるを得ないこともあります。

もういっそのこと、すべての書類のフォーマットから押印欄を消し去ってしまったらよいのにと思います。

社外とのやり取りでどうしても押印が必要なものも、早くデジタル化して欲しいです。

ムダな仕事その４　挨拶まわりすること

新規のお客様への挨拶だったり、社内の営業担当が代わったときの挨拶まわりなど、今でも当たり前のようにおこなわれています。

それがコロナ自粛で一切なくなったいま、仕事に支障はあるかというと、ほとんどないように思います。

実際自分が顧客の立場のときにも、「担当が代わったのでご挨拶にうかがいたいのですが、、、」というアポ取りの連絡がきたら煩わしく感じてしまいます。

訪問するだけで相手の時間を奪っているわけですから、相手にとってメリットが明確でないような単なる挨拶訪問はやめるべきではないでしょうか。

まとめ

強制的なテレワークを経験してはじめて、今まで当たり前と思ってやっていた業務のなかに多くのムダがあることに気づきました。

今回あげたいくつかのムダはなにも特別なことではなく、日本の一般的な仕事風景だと思います。

したがって、われわれの仕事のなかには生産性を下げる要因がまだまだ多いのではないでしょうか。

コロナウィルス感染症の広がりは日本にとっても大きなピンチですが、ピンチの後にはかならずチャンスがあります。

仕事の進め方に遅れていることやムダなことが多くあるということは、裏を返せば改善して伸びる余白も大きいということです。

この自粛中に気づけたことを今後に活かしていくことができれば、働く環境がもっと改善して社会がよりよい方向に向かっていくはず。

日本もまだまだ捨てたものじゃなく、世界で輝ける国になれると信じて、自粛の日々を過ごしていきたいと思います。

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。